Tips voor een frequent verzuimgesprek

Plan een frequent verzuimgesprek zodra een medewerker weer beter is. Voer dit gesprek dus niet tijdens de ziekteperiode. Hieronder vind je enkele tips om het gesprek goed aan te pakken:

Voorbereiden
Een goede voorbereiding is het halve werk. 

• Bedenk van tevoren wat je met het gesprek wilt bereiken. Je wilt het gedrag van je medewerker bespreken en samen kijken hoe je een volgende ziekmelding kunt voorkomen.
• Zet de feiten voor jezelf op een rij. Hoe vaak heeft je medewerker zich ziekgemeld? Op welke data? Wat was de reden en hoe lang duurde het verzuim?
• Sta ook stil bij wat het verzuim betekent voor je medewerker zelf, voor het team en voor de organisatie. Benoem welk probleem ontstaat als iemand onverwacht uitvalt.

Frequent verzuim… wat is er aan de hand?
"Ik heb dit gesprek met je gepland omdat je onlangs ziek bent geweest en ik me zorgen maak. Je bent vaker afwezig dan gemiddeld, en ik wil graag samen onderzoeken hoe dat komt – uiteraard zonder in te gaan op de medische reden. Wat kunnen we samen doen om herhaling te voorkomen?"

Stel open vragen en laat zien dat je echt geïnteresseerd bent, zonder oordeel. Vermijd het direct benoemen van het aantal ziekmeldingen: een medewerker is zich daar niet altijd van bewust. Door onderstaande vragen te stellen, nodig je de medewerker uit om zelf na te denken over de situatie:

1. Hoe vaak heb je je in het afgelopen jaar ziekgemeld, en hoe lang duurde je afwezigheid gemiddeld?
2. Wat zijn volgens jou de gevolgen van je ziekmeldingen – voor jezelf, je collega’s en het bedrijf?
3. Zijn er zaken in je werk of op de werkvloer die mogelijk bijdragen aan het verzuim?
4. Wat kun je zelf doen om te voorkomen dat je je vaak ziek moet melden?
5. Wat kunnen wij als organisatie doen om je daarbij te helpen?
6. Welke (vervolg)afspraken maken we samen?

Afronden
De verantwoordelijkheid om tot een oplossing te komen ligt in eerste instantie bij de medewerker zelf. Jij kunt als werkgever wel ondersteunen en meedenken. Zoek samen naar mogelijkheden om het verzuim te verminderen. Leg de gemaakte afspraken duidelijk vast op papier. Daarvoor kun je een frequent verzuimformulier gebruiken. Laat het formulier door jullie beiden ondertekenen en voeg het toe aan het personeelsdossier. Zo zorg je ervoor dat de afspraken helder zijn en kun je er bij een volgend gesprek op terugkomen.